HayCitas
Responsable del Tratamiento:
Soluciones Avanzadas con Inteligencia Artificial S.A.S.
NIT: 902085689-0
Domicilio: Barbosa, Santander, Colombia
Correo electrónico: savia@solucionesia.co
Sitio web: https://haycitas.com
Fecha de entrada en vigencia: 3 de octubre de 2026
1. OBJETO
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales establece los criterios, procedimientos y condiciones bajo los cuales Soluciones Avanzadas con Inteligencia Artificial S.A.S., en adelante “HayCitas” o “el Responsable”, realiza el tratamiento de datos personales de los usuarios y demás titulares que interactúan con la plataforma HayCitas.
Esta política tiene como finalidad informar a los titulares sobre la forma en que se recolectan, almacenan, utilizan, consultan, procesan, transmiten, circulan y, cuando corresponda, eliminan sus datos personales.
El tratamiento de los datos personales se realizará principalmente de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas colombianas que resulten aplicables.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
El Responsable del Tratamiento de los datos personales tratados directamente por HayCitas es:
Soluciones Avanzadas con Inteligencia Artificial S.A.S.
NIT: 902085689-0
Domicilio: Barbosa, Santander, Colombia
Correo para asuntos relacionados con protección de datos:
[savia@solucionesia.co](mailto:savia@solucionesia.co)
HayCitas es una plataforma tecnológica destinada a facilitar la gestión y agendamiento de citas, incluyendo la gestión de agendas de instituciones y profesionales, solicitudes de citas por canales digitales y funcionalidades de comunicación y recordatorio.
HayCitas no presta servicios médicos ni sustituye la atención profesional de las instituciones o profesionales de la salud que utilizan la plataforma.
3. A QUIÉNES APLICA ESTA POLÍTICA
Esta política aplica a los datos personales de las personas naturales cuyos datos sean tratados por HayCitas en el desarrollo de sus actividades, incluyendo, según corresponda:
- Pacientes o usuarios que soliciten o gestionen citas.
- Usuarios registrados en HayCitas.
- Profesionales y personal de salud que utilicen la plataforma.
- Administradores y colaboradores de instituciones usuarias.
- Personas que contacten a HayCitas.
- Personas que utilicen el sitio web o interactúen con sus servicios digitales.
- Otras personas naturales cuyos datos sean tratados legítimamente por HayCitas.
Cuando una institución de salud utilice HayCitas para gestionar información de sus pacientes, podrán existir diferentes roles y responsabilidades frente al tratamiento de los datos, dependiendo de la relación contractual y de las instrucciones impartidas por dicha institución.
4. DATOS PERSONALES QUE PODEMOS TRATAR
Dependiendo de la utilización de HayCitas, podrán ser tratados datos como:
4.1. Datos de identificación
- Nombre y apellidos.
- Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
- Información relacionada con la cuenta de usuario.
4.2. Datos de contacto
- Número de teléfono.
- Número de WhatsApp, cuando corresponda.
- Correo electrónico.
- Información necesaria para establecer comunicación con el usuario.
4.3. Datos relacionados con la gestión de citas
- Fecha y hora de la cita.
- Profesional o servicio seleccionado.
- Institución o establecimiento donde se realizará la atención.
- Estado de la cita.
- Información relacionada con cancelaciones, modificaciones o reprogramaciones.
- Información necesaria para enviar recordatorios y comunicaciones relacionadas con la cita.
4.4. Información relacionada con la atención
Dependiendo de las funcionalidades utilizadas por una institución o profesional, pueden llegar a tratarse datos relacionados con la atención en salud.
La información relacionada con la salud constituye información sensible bajo el régimen colombiano de protección de datos personales. Su tratamiento estará sujeto a las condiciones y garantías establecidas por la legislación aplicable.
4.5. Datos técnicos
Cuando corresponda, podrán tratarse datos técnicos necesarios para proporcionar y proteger el servicio, tales como:
- Dirección IP.
- Información del dispositivo.
- Información del navegador.
- Registros técnicos y de seguridad.
- Información necesaria para prevenir accesos no autorizados, fraude o uso indebido.
HayCitas procurará recolectar únicamente los datos que resulten pertinentes y necesarios para las finalidades informadas.
5. DATOS PERSONALES SENSIBLES
De acuerdo con la legislación colombiana, determinados datos personales son considerados sensibles debido a que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
Entre ellos se encuentran los datos relativos a la salud.
HayCitas reconoce la especial protección que corresponde a esta información y adoptará las medidas necesarias para garantizar su tratamiento adecuado.
Cuando legalmente se requiera autorización para el tratamiento de datos sensibles, esta deberá ser previa, expresa e informada, de conformidad con la legislación colombiana aplicable.
El titular será informado cuando el tratamiento involucre datos sensibles y, cuando corresponda, tendrá derecho a decidir si autoriza dicho tratamiento, salvo las excepciones establecidas por la ley.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades, según corresponda a cada usuario y servicio:
1. Crear y administrar cuentas de usuario.
2. Permitir el acceso y utilización de HayCitas.
3. Gestionar solicitudes, reservas, modificaciones, cancelaciones y reprogramaciones de citas.
4. Administrar agendas de profesionales e instituciones.
5. Enviar confirmaciones y recordatorios de citas.
6. Facilitar comunicaciones relacionadas con las citas y servicios solicitados.
7. Permitir la gestión de usuarios, profesionales y administradores.
8. Mantener la seguridad de las cuentas y de la plataforma.
9. Prevenir fraude, accesos no autorizados, abusos y usos indebidos.
10. Atender solicitudes, consultas, reclamos y requerimientos de los titulares.
11. Cumplir obligaciones legales y contractuales.
12. Realizar actividades técnicas necesarias para operar, mantener, proteger y mejorar HayCitas.
13. Generar registros necesarios para garantizar la trazabilidad y seguridad de las operaciones.
14. Realizar análisis técnicos y estadísticos cuando estos sean compatibles con las finalidades autorizadas y la legislación aplicable.
15. Gestionar la relación contractual con instituciones, profesionales y demás usuarios.
16. Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista fundamento legal para ello.
HayCitas no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular o autorizadas por este, salvo que exista una base legal que permita dicho tratamiento.
7. TRATAMIENTO DE DATOS PARA LA GESTIÓN DE CITAS
La finalidad principal de HayCitas es facilitar la gestión y agendamiento de citas.
Para ello, la plataforma puede tratar información necesaria para:
- Solicitar una cita.
- Consultar disponibilidad.
- Confirmar una cita.
- Modificar una cita.
- Cancelar una cita.
- Reprogramar una cita.
- Enviar recordatorios.
- Facilitar la comunicación entre el usuario y la institución o profesional correspondiente.
El tratamiento se limitará a la información necesaria para prestar las funcionalidades correspondientes.
8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
Cuando la legislación colombiana exija autorización del titular, HayCitas obtendrá la autorización previa, expresa e informada mediante mecanismos que permitan acreditar posteriormente su otorgamiento.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos, digitales o cualquier otro medio que permita su consulta posterior, de acuerdo con la legislación aplicable.
El titular será informado sobre:
- Qué datos serán tratados.
- Las finalidades del tratamiento.
- Sus derechos.
- La forma de ejercerlos.
- El carácter facultativo de la autorización cuando se trate de datos sensibles, salvo las excepciones establecidas por la ley.
La aceptación de los Términos y Condiciones del servicio no implica automáticamente la autorización para cualquier tratamiento de datos personales que requiera una autorización específica.
Cuando corresponda, HayCitas utilizará mecanismos separados y claramente identificables para obtener dichas autorizaciones.
9. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
HayCitas reconoce la protección especial que la legislación colombiana establece para los datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Cuando por la naturaleza del servicio pueda existir tratamiento de información de menores de edad, este se realizará únicamente cuando resulte legalmente procedente y respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y las condiciones establecidas por la normativa aplicable.
Cuando sea necesario, la autorización será gestionada por quien tenga la representación legal correspondiente, sin perjuicio del derecho del menor a ser escuchado de acuerdo con su edad y madurez.
10. DERECHOS DE LOS TITULARES
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares tienen derecho a:
1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar información sobre el uso que se ha dado a sus datos.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
4. Presentar consultas y reclamos.
5. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea legalmente procedente.
6. Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea legalmente procedente.
7. Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos establecidos por la legislación.
8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que se ha producido una vulneración de las normas aplicables.
El ejercicio de estos derechos estará sujeto a las condiciones, excepciones y procedimientos establecidos por la legislación colombiana.
11. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo:
[savia@solucionesia.co](mailto:savia@solucionesia.co)
La solicitud deberá contener, como mínimo, la información necesaria para identificar al titular y comprender claramente la petición.
HayCitas podrá solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar la identidad del solicitante y proteger la información personal frente a accesos no autorizados.
Las consultas y reclamos serán atendidos dentro de los términos establecidos por la legislación colombiana aplicable.
Cuando una solicitud requiera información adicional para poder ser atendida, HayCitas podrá solicitarla al titular de acuerdo con el procedimiento legal correspondiente.
12. SOLICITUD DE SUPRESIÓN DE DATOS
El titular podrá solicitar la supresión de sus datos personales cuando legalmente sea procedente.
La solicitud podrá realizarse mediante:
[savia@solucionesia.co](mailto:savia@solucionesia.co)
La supresión no procederá cuando exista una obligación legal o contractual que requiera conservar determinada información, o cuando exista otra circunstancia legal que permita o exija su conservación.
Las instrucciones específicas para solicitar la eliminación de datos se encuentran disponibles en:
https://haycitas.com/eliminacion-datos
13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN
Cuando el tratamiento se base en la autorización del titular, este podrá solicitar su revocatoria cuando sea legalmente procedente.
La solicitud podrá enviarse a:
[savia@solucionesia.co](mailto:savia@solucionesia.co)
La revocatoria podrá ser total o parcial dependiendo de las circunstancias y de las finalidades para las cuales se haya otorgado la autorización.
La revocatoria no tendrá efectos retroactivos y no procederá cuando exista un fundamento legal o contractual que permita continuar con determinado tratamiento.
14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
HayCitas implementará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables destinadas a proteger los datos personales contra:
- Acceso no autorizado.
- Alteración.
- Pérdida.
- Destrucción.
- Divulgación indebida.
- Uso no autorizado.
El acceso a los datos estará limitado, según corresponda, a las personas que necesiten acceder a ellos para cumplir las funciones autorizadas.
Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. Por ello, HayCitas continuará implementando medidas razonables de seguridad y realizará mejoras cuando sean necesarias.
15. CONFIDENCIALIDAD
Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán sujetas al deber de confidencialidad respecto de la información a la que tengan acceso.
La obligación de confidencialidad continuará de acuerdo con las obligaciones legales y contractuales aplicables, incluso después de finalizar la relación con HayCitas cuando corresponda.
16. TERCEROS Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Para prestar y mantener sus servicios, HayCitas podrá utilizar proveedores tecnológicos y terceros que requieran acceso a determinados datos personales.
Cuando corresponda, estos terceros actuarán como Encargados del Tratamiento y deberán cumplir las obligaciones de protección de datos establecidas por la legislación colombiana y las condiciones contractuales aplicables.
El acceso de estos proveedores estará limitado a la información necesaria para prestar los servicios correspondientes.
HayCitas procurará establecer las medidas contractuales y de seguridad necesarias para proteger la información personal.
17. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS
Cuando sea necesario realizar transmisiones o transferencias de datos personales a terceros o proveedores ubicados en Colombia o en otros países, HayCitas aplicará las condiciones y garantías exigidas por la legislación colombiana.
Estas operaciones estarán limitadas a las finalidades legítimas para las cuales se traten los datos.
Cuando la legislación exija una autorización, garantía o condición adicional, esta será gestionada conforme a las normas aplicables.
18. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
HayCitas conservará los datos personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y mientras exista una obligación legal, contractual o legítima que justifique su conservación.
Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista obligación legal o contractual de conservarlos, se procederá a su eliminación, anonimización o tratamiento equivalente conforme a los procedimientos aplicables.
19. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
El sitio web y la plataforma HayCitas podrán utilizar cookies u otras tecnologías similares necesarias para:
- Garantizar el funcionamiento del sitio.
- Mantener sesiones.
- Mejorar la seguridad.
- Recordar determinadas preferencias.
- Obtener información técnica sobre el funcionamiento del servicio.
Cuando se utilicen tecnologías que requieran consentimiento o autorización conforme a la legislación aplicable, se implementarán los mecanismos correspondientes.
20. DATOS TRATADOS A TRAVÉS DE WHATSAPP Y OTROS CANALES
HayCitas puede utilizar canales de comunicación digitales, incluyendo WhatsApp, para facilitar la gestión de citas y las comunicaciones relacionadas con ellas.
Cuando un usuario utilice estos canales, determinados datos podrán ser tratados a través de los proveedores tecnológicos correspondientes.
El tratamiento realizado directamente por dichos proveedores estará sujeto también a sus propias políticas y condiciones.
HayCitas limitará el uso de estos canales a las finalidades correspondientes al servicio y adoptará las medidas contractuales y técnicas que resulten aplicables.
21. INFORMACIÓN GENERADA MEDIANTE FUNCIONALIDADES DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL
HayCitas puede incorporar funcionalidades tecnológicas que utilicen sistemas de inteligencia artificial para determinadas funciones de la plataforma.
Cuando dichas funcionalidades impliquen tratamiento de datos personales, HayCitas aplicará los principios y obligaciones establecidos en la legislación colombiana de protección de datos.
No se utilizarán datos personales para finalidades incompatibles con las informadas al titular.
Cuando corresponda, se adoptarán medidas destinadas a limitar el acceso a información personal y evitar usos no autorizados.
22. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO
HayCitas realizará el tratamiento de datos personales observando, entre otros, los principios establecidos en la legislación colombiana aplicable, incluyendo:
- Legalidad.
- Finalidad.
- Libertad.
- Veracidad o calidad.
- Transparencia.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad.
- Confidencialidad.
23. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
HayCitas podrá modificar esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales cuando sea necesario para reflejar cambios legales, regulatorios, tecnológicos, operativos o en los servicios ofrecidos.
Cuando corresponda, se informarán los cambios a través de los mecanismos disponibles y se indicará la fecha de actualización.
La versión vigente estará disponible permanentemente en:
https://haycitas.com/politica-privacidad
24. VIGENCIA
La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia el 3 de octubre de 2026.
Última actualización: 3 de octubre de 2026.
25. CONTACTO
Para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización relacionadas con datos personales, el titular podrá comunicarse con:
Soluciones Avanzadas con Inteligencia Artificial S.A.S.
NIT: 902085689-0
Domicilio: Barbosa, Santander, Colombia
Correo: savia@solucionesia.co
Sitio web: https://haycitas.com
Los titulares también podrán acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad colombiana competente en materia de protección de datos personales, cuando consideren que sus derechos han sido vulnerados.