Términos y Condiciones

HayCitas

Responsable: Soluciones Avanzadas con Inteligencia Artificial S.A.S.

NIT: 902085689-0

Domicilio: Barbosa, Santander, Colombia

Fecha de entrada en vigencia: 3 de octubre de 2026

1. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica HayCitas, propiedad de Soluciones Avanzadas con Inteligencia Artificial S.A.S.

Al registrarse, acceder o utilizar HayCitas, el usuario declara que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones.

Cuando la aceptación se realice mediante medios electrónicos, esta podrá constituir una manifestación válida de voluntad de acuerdo con la legislación colombiana aplicable.

Si el usuario no está de acuerdo con estos términos, deberá abstenerse de utilizar los servicios de HayCitas.

2. ¿QUÉ ES HAYCITAS?

HayCitas es una plataforma tecnológica que facilita la gestión de citas y agendas para instituciones, profesionales y usuarios.

Entre sus funcionalidades pueden encontrarse:

Solicitud y gestión de citas.
Consulta de disponibilidad.
Agendamiento y reprogramación.
Cancelación de citas.
Gestión de agendas de profesionales.
Recordatorios de citas.
Comunicación relacionada con las citas.
Administración de usuarios y profesionales.
Herramientas tecnológicas de automatización.
Funcionalidades basadas en inteligencia artificial, cuando estén disponibles.

Las funcionalidades disponibles pueden variar dependiendo del tipo de usuario, plan contratado, institución y configuración de la plataforma.

3. HAYCITAS NO PRESTA SERVICIOS MÉDICOS

HayCitas es una plataforma tecnológica.

HayCitas no presta servicios médicos, no realiza diagnósticos, no prescribe tratamientos y no sustituye la atención de profesionales de la salud.

Las decisiones relacionadas con diagnósticos, tratamientos, procedimientos, medicamentos y atención médica corresponden exclusivamente a los profesionales e instituciones de salud responsables de dicha atención.

La información relacionada con una cita dentro de HayCitas no constituye por sí misma una recomendación médica.

4. USUARIOS DE LA PLATAFORMA

HayCitas puede ser utilizada por diferentes tipos de usuarios, incluyendo:

Pacientes o usuarios que solicitan citas.
Profesionales de la salud.
Personal administrativo.
Instituciones de salud.
Administradores de instituciones.
Otros usuarios autorizados.

Las funcionalidades y permisos dependerán del tipo de cuenta asignada.

Cada usuario deberá utilizar únicamente las funcionalidades y datos para los cuales tenga autorización.

5. REGISTRO Y CUENTA DE USUARIO

Para utilizar determinadas funcionalidades puede ser necesario crear una cuenta.

El usuario se compromete a proporcionar información verdadera, completa y actualizada cuando esta sea requerida.

El usuario es responsable de:

Mantener la confidencialidad de sus credenciales.
No compartir sus contraseñas.
Utilizar su cuenta de manera personal y segura.
Informar oportunamente cualquier acceso no autorizado.
Mantener actualizada su información cuando corresponda.

HayCitas podrá implementar mecanismos de seguridad, autenticación y recuperación de cuentas destinados a proteger el acceso.

6. CUENTAS DE PROFESIONALES Y PERSONAL DE SALUD

Cuando una institución cree cuentas para profesionales o personal de salud, la institución será responsable de asignar los permisos correspondientes de acuerdo con sus necesidades y autorizaciones internas.

Los profesionales y colaboradores deberán utilizar la información disponible en HayCitas exclusivamente para las funciones que les hayan sido autorizadas.

No podrán:

Compartir sus credenciales.
Acceder deliberadamente a información que no necesiten para sus funciones.
Descargar, copiar o divulgar información personal sin autorización.
Utilizar la información de los pacientes para finalidades ajenas a sus funciones autorizadas.

7. INFORMACIÓN DE LOS PACIENTES Y USUARIOS

La información introducida en HayCitas deberá ser veraz, pertinente y utilizada de acuerdo con las finalidades autorizadas.

Cuando una institución utilice HayCitas para gestionar información de sus pacientes, determinadas responsabilidades sobre dicha información podrán corresponder a la institución, de acuerdo con la relación contractual y la legislación aplicable.

HayCitas tratará los datos personales de acuerdo con su Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.

Política de Privacidad:

https://haycitas.com/politica-privacidad

8. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales realizado por HayCitas se encuentra regulado principalmente por la legislación colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

Los usuarios pueden consultar los derechos, procedimientos y condiciones aplicables en la Política de Privacidad.

HayCitas podrá tratar información relacionada con citas y, dependiendo de las funcionalidades utilizadas, información relacionada con la salud.

Los datos relativos a la salud tienen carácter sensible bajo la legislación colombiana y recibirán las medidas de protección correspondientes.

9. USO DE WHATSAPP Y OTROS CANALES

HayCitas puede utilizar WhatsApp y otros canales digitales para facilitar determinadas funcionalidades de comunicación y gestión de citas.

El uso de estos canales puede estar sujeto también a los términos, políticas y condiciones de los respectivos proveedores.

HayCitas no controla las políticas propias de terceros proveedores de servicios de comunicación.

El usuario deberá utilizar estos canales de manera lícita y respetuosa.

10. INTELIGENCIA ARTIFICIAL

HayCitas puede incorporar funcionalidades basadas en inteligencia artificial para automatizar determinadas tareas de la plataforma.

Estas funcionalidades tienen carácter tecnológico y no sustituyen el criterio profesional de médicos, profesionales de la salud, administradores o instituciones.

Cuando una funcionalidad de inteligencia artificial intervenga en una interacción relacionada con una cita, el usuario deberá entenderla como una herramienta tecnológica de asistencia y no como un profesional de la salud.

HayCitas podrá modificar, mejorar, sustituir o retirar funcionalidades de inteligencia artificial cuando resulte necesario para la operación, seguridad o evolución del servicio.

El tratamiento de datos personales mediante estas funcionalidades estará sujeto a la Política de Privacidad y a la legislación aplicable.

11. RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

El usuario se compromete a utilizar HayCitas de manera lícita, responsable y conforme a estos Términos.

Está prohibido utilizar la plataforma para:

Acceder sin autorización a cuentas o información.
Intentar vulnerar la seguridad de la plataforma.
Introducir código malicioso.
Realizar actividades fraudulentas.
Suplantar a otra persona.
Utilizar información personal de terceros sin autorización.
Interferir con el funcionamiento de la plataforma.
Intentar obtener acceso a información para la cual no tenga autorización.
Utilizar HayCitas para actividades contrarias a la legislación colombiana.

12. RESPONSABILIDADES DE LAS INSTITUCIONES

Las instituciones que utilicen HayCitas son responsables de:

Administrar adecuadamente sus usuarios y permisos.
Utilizar la plataforma conforme a la legislación aplicable.
Mantener actualizada la información que les corresponda.
Gestionar adecuadamente las autorizaciones que sean de su responsabilidad.
Garantizar que su personal utilice la información de acuerdo con sus funciones.
Mantener la confidencialidad de la información de sus pacientes.
Cumplir las obligaciones legales que les correspondan como instituciones o prestadores de servicios de salud.

HayCitas proporciona una herramienta tecnológica y no sustituye las obligaciones legales propias de cada institución.

13. RESPONSABILIDADES DE LOS PROFESIONALES

Los profesionales que utilicen HayCitas son responsables de:

Mantener la confidencialidad de sus credenciales.
Utilizar la información únicamente para fines autorizados.
Mantener actualizada su disponibilidad cuando corresponda.
Registrar o modificar información de acuerdo con sus funciones.
Cumplir las obligaciones profesionales y legales que les sean aplicables.

HayCitas no asume las responsabilidades profesionales propias del ejercicio de la medicina u otras profesiones de la salud.

14. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO

HayCitas realizará esfuerzos razonables para mantener disponible y funcionando la plataforma.

Sin embargo, pueden producirse interrupciones ocasionadas por:

Mantenimiento.
Actualizaciones.
Fallas técnicas.
Problemas de conectividad.
Fallas de proveedores externos.
Circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito.
Incidentes de seguridad.
Situaciones fuera del control razonable de HayCitas.

Cuando resulte razonablemente posible, HayCitas procurará informar sobre interrupciones programadas o incidentes relevantes.

15. ACTUALIZACIONES Y CAMBIOS DE LA PLATAFORMA

HayCitas puede actualizar, modificar, mejorar, agregar o retirar funcionalidades.

Estos cambios pueden realizarse para:

Mejorar la seguridad.
Corregir errores.
Mejorar el rendimiento.
Incorporar nuevas funcionalidades.
Cumplir obligaciones legales.
Adaptarse a cambios tecnológicos.

Las modificaciones no deberán interpretarse como una garantía de disponibilidad permanente de una funcionalidad específica, salvo que exista un acuerdo contractual que establezca lo contrario.

16. PROPIEDAD INTELECTUAL

HayCitas, incluyendo su software, diseño, estructura, código, interfaces, marca, logotipos, contenidos propios y demás elementos protegibles, pertenece a sus respectivos titulares y se encuentra protegido por las normas aplicables.

El acceso a HayCitas no otorga al usuario derechos de propiedad sobre el software o sus componentes.

Salvo autorización expresa, el usuario no podrá:

Copiar el software.
Modificarlo.
Distribuirlo.
Comercializarlo.
Realizar ingeniería inversa cuando esta se encuentre prohibida por la legislación aplicable.
Utilizar sus componentes fuera de los permisos concedidos.

Los contenidos y datos introducidos por los usuarios conservarán los derechos que legalmente correspondan a sus respectivos titulares.

17. CONTENIDOS Y DATOS INTRODUCIDOS POR LOS USUARIOS

El usuario será responsable de contar con las autorizaciones necesarias para introducir información de terceros en HayCitas.

En particular, las instituciones y profesionales deberán asegurarse de que cuentan con las bases legales y autorizaciones necesarias para el tratamiento de los datos personales que incorporen a la plataforma cuando estas sean exigibles.

El usuario no deberá introducir información que no esté autorizado a tratar.

18. SEGURIDAD

HayCitas implementará medidas técnicas y organizativas razonables destinadas a proteger la plataforma y la información que procesa.

No obstante, ningún sistema tecnológico puede garantizar que sea absolutamente invulnerable.

Los usuarios también tienen responsabilidades de seguridad, incluyendo mantener sus credenciales protegidas y comunicar oportunamente cualquier incidente o acceso no autorizado que detecten.

19. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS

HayCitas puede utilizar proveedores tecnológicos para prestar determinadas funciones, incluyendo infraestructura, almacenamiento, comunicaciones, seguridad, procesamiento tecnológico, inteligencia artificial y otros servicios necesarios para la operación.

Cuando estos proveedores traten datos personales por cuenta de HayCitas, se aplicarán las condiciones y obligaciones correspondientes conforme a la legislación colombiana.

20. ENLACES Y SERVICIOS DE TERCEROS

HayCitas puede integrarse con servicios o plataformas de terceros.

El uso de estos servicios puede estar sujeto a términos y políticas independientes.

HayCitas no será responsable por las condiciones, disponibilidad, contenido o funcionamiento de servicios externos que no controle directamente.

21. COMUNICACIONES

HayCitas podrá enviar comunicaciones relacionadas con:

Creación y seguridad de la cuenta.
Confirmación de citas.
Recordatorios.
Cambios o cancelaciones.
Reprogramaciones.
Funcionamiento de la plataforma.
Seguridad.
Asuntos administrativos o contractuales.

Las comunicaciones comerciales, cuando sean aplicables, estarán sujetas a las autorizaciones y condiciones correspondientes.

22. PLANES Y SERVICIOS CONTRATADOS

Cuando HayCitas ofrezca planes comerciales, las condiciones particulares del plan contratado podrán incluir información sobre:

Funcionalidades.
Número de usuarios.
Límites de utilización.
Precio.
Periodo de contratación.
Forma de pago.
Renovación.
Condiciones de cancelación.

Las condiciones particulares aceptadas por el cliente harán parte de la relación contractual en lo que corresponda.

Cuando exista contradicción entre un acuerdo comercial específico y estos Términos, prevalecerá el acuerdo específico respecto de las condiciones expresamente pactadas.

23. PAGOS

Cuando una funcionalidad de HayCitas implique el pago de una tarifa, el usuario o cliente deberá cumplir las condiciones económicas correspondientes.

Los pagos podrán ser procesados mediante proveedores externos de servicios de pago.

Las condiciones específicas de impuestos, facturación, renovación, cancelación y demás aspectos económicos serán informadas de acuerdo con el servicio contratado.

24. SUSPENSIÓN O TERMINACIÓN DE CUENTAS

HayCitas podrá suspender o limitar temporalmente una cuenta cuando resulte necesario para:

Proteger la seguridad de la plataforma.
Investigar un posible uso indebido.
Prevenir fraude.
Cumplir una obligación legal.
Evitar daños a otros usuarios.
Prevenir accesos no autorizados.
Hacer cumplir estos Términos.

Cuando sea razonablemente posible y legalmente procedente, HayCitas informará al usuario sobre la situación.

La terminación de una cuenta no elimina automáticamente las obligaciones legales de conservación de información que puedan existir.

25. ELIMINACIÓN DE DATOS Y CUENTAS

Los usuarios podrán solicitar la eliminación de sus datos personales cuando legalmente sea procedente.

Las solicitudes deberán realizarse siguiendo el procedimiento establecido en:

https://haycitas.com/eliminacion-datos

La eliminación podrá estar sujeta a excepciones cuando exista una obligación legal, contractual o una causa legítima que permita o exija conservar determinada información.

26. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

HayCitas proporciona una herramienta tecnológica para facilitar la gestión de citas y agendas.

En consecuencia, HayCitas no será responsable por decisiones médicas, diagnósticos, tratamientos, procedimientos o actuaciones profesionales realizadas por las instituciones o profesionales que utilicen la plataforma.

Tampoco será responsable por información incorrecta introducida directamente por los usuarios o por terceros.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan a HayCitas y de los derechos irrenunciables que reconozca la legislación aplicable.

27. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO

HayCitas no será responsable por incumplimientos derivados de circunstancias que razonablemente no pueda controlar, incluyendo eventos de fuerza mayor o caso fortuito, fallas generalizadas de infraestructura tecnológica, interrupciones de proveedores externos, desastres naturales, actos de autoridad u otros acontecimientos similares.

28. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS

HayCitas podrá actualizar estos Términos y Condiciones cuando sea necesario.

Cuando los cambios sean relevantes, se utilizarán mecanismos razonables para informar a los usuarios.

La versión vigente estará disponible en:

https://haycitas.com/terminos-y-condiciones

El uso continuado de la plataforma después de la entrada en vigencia de los cambios podrá estar sujeto a los nuevos términos cuando legalmente corresponda.

29. LEGISLACIÓN APLICABLE

Estos Términos y Condiciones se regirán principalmente por las leyes de la República de Colombia.

En particular, serán aplicables las normas colombianas que correspondan a la naturaleza de la relación, incluyendo las relativas a protección de datos personales, comercio electrónico, contratación electrónica, propiedad intelectual y demás materias pertinentes.

La Ley 527 de 1999 reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos y contempla la formación y validez de contratos mediante medios electrónicos.

Cuando corresponda por la naturaleza de la relación contractual, también serán aplicables las normas de protección al consumidor y comercio electrónico.

30. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Las partes procurarán resolver de buena fe cualquier diferencia relacionada con el uso de HayCitas.

Cuando no sea posible alcanzar una solución directa, las partes podrán acudir a los mecanismos de solución de controversias disponibles conforme a la legislación colombiana.

Nada de lo dispuesto en estos Términos limita los derechos que la legislación colombiana reconozca a los consumidores o usuarios.

31. CONTACTO

Para preguntas relacionadas con estos Términos y Condiciones:

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